Como melhorar processos de cobrança e evitar atrasos e inadimplências

O processo de cobrança pode ser uma das mais dolorosas e problemáticas ações a serem tomadas dentro de uma empresa. Este momento pode interferir diretamente no relacionamento que já foi criado com o cliente. 
 

Por isso, reunimos aqui algumas dicas para lhe ajudar a manter o valor que já foi criado com o cliente e ser assertivo no processo de cobrança, evitando atrasos e inadimplências. Vamos a elas? 
 

Tenha um histórico de cada cliente
 

Tenha os dados atualizados do histórico de pagamentos dos seus clientes e o motivo pelo qual os pagamentos não ocorreram, se for o caso. Quem define parâmetros para aceitar ou não limites de atrasos é a empresa, levando em conta as situações específicas de cada caso. 
 

Com o histórico de clientes, você poderá gerar informações e entender se é preciso fazer alguma alteração na forma como o pagamento pelo serviço/produto está sendo realizada e, preventivamente, realizar mudanças no processo. Ajuda também a entender outros motivos que levaram ao não pagamento. 
 

Antecipe-se
 

Como visto no item anterior, é possível antecipar-se para uma cobrança não ficar em atraso, uma dessas formas é entender o motivo dos atrasos juntamente com o histórico de cada cliente. 
 

Tendo em mãos essas informações, sua empresa pode gerenciar melhor os recebíveis, melhorar processos e entrar em contato antecipadamente com os clientes para evitar atrasos. 
 

Selecione pessoas responsáveis para entrar em contato com o cliente
 

Como a cobrança é um momento delicado e a relação empresa x cliente não pode ser afetada, o colaborador para fazer este contato, sempre que possível, deve ser a mesma pessoa. 
 

Independentemente se for uma única cobrança ou se ocorrer em meses seguintes, isto cria uma relação mais pessoal para ambos os lados. Pois a empresa sabe a que ponto está a negociação e não repete perguntas e nem informações, o que evita constrangimentos com o cliente, que também tende a se sentir mais à vontade para tratar a situação. 
 

Régua de cobrança: como implementar na sua empresa?
 

Agir pontualmente na hora em que o problema ocorre e ter em mãos a ação que deve ser realizada, agiliza o processo e torna-o assertivo. Para isso, é importante que as equipes tenham conhecimento e processos bem definidos. 
 

Na sua empresa, é possível definir qual medida será tomada de acordo com o estágio em que se encontra cada cobrança. Por exemplo, ligar antecipadamente para alertar sobre o vencimento, definindo esta ação como a primeira da régua. 
 

A seguir defina as ações a serem executadas após o vencimento: cobrança já no primeiro dia, e assim formular períodos, 7 dias, 30 dias e assim por diante, chegando até a cobrança jurídica, se for o caso. 
 

Parâmetros de renegociação
 

Não seja agressivo e nem invasivo, é preciso tolerância para entender qual situação está interferindo neste processo e procurar resolvê-la junto ao cliente. Depois de entender, é preciso um tempo para cada ação, de acordo com o que a empresa definir, por exemplo, seus parâmetros de renegociação com o cliente. 
 

Não se esqueça, a cobrança não deve quebrar o valor adquirido pelo cliente, seja profissional, mantendo uma relação positiva e construtiva.